Apa peran teknologi dalam HRIS Kementerian Keuangan yang telah dikembangkan sejak 2019 dan siap membantu pengelolaan SDM di Kementerian Keuangan?
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) atau Human Resources Information System (HRIS) adalah sistem yang menyederhanakan administrasi dan akses ke data sumber daya manusia.
Manajemen sumber daya manusia adalah aspek paling penting dari bisnis apa pun. Karena organisasi akan berjuang untuk mengembangkan visi dan misinya tanpa manajemen sumber daya manusia yang kuat.
HRIS adalah sistem terpusat yang memainkan peran penting dalam organisasi karena mengelola penggajian karyawan, proses rekrutmen, pembayaran pajak, liburan karyawan, kehadiran dan tinjauan kinerja.
Manajer sumber daya manusia dapat dengan cepat mengakses informasi tentang karyawan perusahaan menggunakan HRIS, termasuk informasi pribadi, pekerjaan, posisi, informasi gaji, pengeluaran, dan banyak lagi. Manajer SDM juga dapat mengatur batasan akses, seperti bagian mana yang dapat dilihat oleh karyawan dan mana yang hanya dapat diakses dari manajemen SDM.
Pengertian HRIS Kementerian Keuangan
Sementara itu, apa yang dimaksud dengan HRIS di Kementerian Keuangan? HRIS Kementerian Keuangan dikelola oleh bagian Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan yang berpartisipasi dengan Badan Kepegawaian Negara (BKN).
Adanya HRIS Kementerian Keuangan bertujuan agar proses pengolahan data dan SDM dapat dimudahkan. Karena dapat diakses setiap saat, HRIS Kementerian Keuangan mampu menghemat banyak faktor, seperti pengarsipan, sehingga lebih efektif dalam hal penggunaan.
HRIS dapat dikatakan sebagai salah satu upaya menuju dunia yang paperless dan lebih ramah lingkungan. Kementerian Keuangan juga berdedikasi pada kemajuan teknologi, seperti yang ditunjukkan oleh pengembangan e-performance Kementerian Keuangan dan e-performance Kementerian Keuangan.
HRIS Kementerian Keuangan menunjukkan kesiapan Kemenkeu untuk mengefektifkan pemutakhiran data SDM. Hasilnya, data yang diperoleh menjadi lebih valid dan reliabel.
Aksesibilitas HRIS di Kementerian Keuangan
Dan HRIS Kementerian Keuangan? Apakah itu dapat diakses? Hanya orang-orang dari dua jenis pemangku kepentingan, internal dan eksternal, yang memiliki akses ke HRIS Kementerian Keuangan.
- Internal : Stakeholder yang mewakili seluruh jajaran Kementerian Keuangan, dari atas hingga bawah.
- Eksternal : Siapapun yang berkepentingan di luar Kementerian Keuangan, seperti Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara atau Badan Kepegawaian Negara (BKN).
Dengan menggunakan SSO Kementerian Keuangan, Anda dapat mengakses HRIS (Single Sign On) Kementerian Keuangan. Nomor utama karyawan akan dimasukkan di bagian nama pengguna dan kata sandi akan diubah agar sesuai dengan nomor utama karyawan.
Keuntungan Bagi Perusahaan
Penggunaan HRIS sangat signifikan bagi perusahaan; justru dapat ditegaskan sebagai jawaban terbaik bagi perusahaan dalam hal manajemen sumber daya manusia. Ada banyak manfaat menggunakan perangkat lunak HR; berikut adalah beberapa manfaat menggunakan HRIS untuk bisnis.
- Mendirikan Perusahaan Yang Paperless
Banyak departemen sumber daya manusia masih mengandalkan kertas untuk mengajukan izin penggantian resep dan izin dari organisasi mereka. Personil HR perlu memasukkan data dari formulir kertas satu per satu, dan karena banyaknya formulir kertas yang perlu dimasukkan ke dalam Microsoft Excel/spreadsheet, karyawan HR mungkin diharuskan bekerja lembur.
Saat menggunakan Employee Self Service (ESS) di HRIS ini, hal ini tidak akan terjadi karena karyawan yang bersangkutan akan menyerahkan datanya di HRIS. Akibatnya, organisasi akan menghemat waktu dan tenaga, serta menghindari pemborosan banyak kertas.
- Data karyawan Dapat Diakses Dari Mana Saja
Manajemen dapat dengan mudah mengakses data SDM perusahaan di mana saja dan kapan saja, terutama dengan HRIS berbasis cloud. Karena sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin perlu mengakses data karyawan dengan cepat dan tidak terduga. Apalagi dengan HRIS berbasis web, semua data pegawai menjadi terpusat. Untuk menghasilkan laporan agregat, tidak perlu lagi meminta data staf di semua tingkatan dengan HRIS. Data karyawan dapat diakses dengan cepat dan mudah oleh manajemen personalia.
- Pengurangan Kelalaian Manusia
Bahkan jika semua karyawan mencoba yang terbaik untuk perusahaan, kesalahan tetap saja terjadi. Dengan adanya HRIS ini, Anda akan terhindar dari sejumlah masalah, seperti kesalahan perhitungan gaji karyawan, pajak, atau bahaya kehilangan data karena kesalahan. Selain memiliki pengaruh negatif terhadap organisasi, hal ini juga dapat menimbulkan ketegangan hubungan antar staf.
- Perlindungan Data Lebih Canggih
Informasi pribadi tentang karyawan dianggap sebagai informasi sensitif. Hanya beberapa karyawan perusahaan yang memiliki akses ke informasi tersebut. Selain kerugian finansial yang sangat besar yang dapat diakibatkan oleh hilangnya data, teknologi HRIS juga dapat membantu mencegah pencurian data pribadi karyawan dengan membatasi akses ke beberapa orang saja.
- Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Karyawan Anda dan Manajemen Sumber Daya Manusia
Informasi penting, seperti hari libur gabungan atau pengingat pengembalian pajak karyawan, dapat dikirim langsung ke akun karyawan oleh manajemen SDM. Aplikasi HRIS Kementerian Keuangan dapat membantu mengurangi inkonsistensi data antara karyawan dan manajemen SDM, seperti jumlah cuti yang tersisa atau jumlah lembur karyawan.
Fitur Utama Perangkat Lunak HRIS
Sistem HRIS ini menawarkan berbagai fungsi vital dan krusial, antara lain sebagai berikut, serta berbagai keuntungan bisnis.
- Gaji Karyawan
Fitur terpenting dari sistem HRIS adalah manajemen penggajian. Karena setiap karyawan memiliki berbagai pendapatan, tunjangan, dan kewajiban pajak, distribusi gaji di sebuah perusahaan bisa sangat rumit.
- Proses Perekrutan Karyawan
Manajer SDM dapat dengan cepat menyelesaikan setiap prosedur rekrutmen, mulai dari verifikasi informasi, wawancara kerja, penilaian keterampilan, negosiasi gaji, dan rekrutmen karyawan, menggunakan fitur manajemen perekrutan ini.
- Sistem Absensi Terbaik
Sistem waktu dan kehadiran biometrik dapat dihubungkan ke sistem HRIS yang sesuai. Sehingga kehadiran, jam kerja dan hari libur semua otomatis tercatat dalam sistem dan gaji karyawan dihitung secara tepat dan otomatis.
- Evaluasi Karyawan
Sistem HRIS akan memastikan proses evaluasi karyawan berjalan dengan efisien dan efektif. Penilaian diri, penilaian 360 derajat, skala penilaian, dan jenis penilaian lainnya tersedia untuk manajer SDM. Untuk menilai kemajuan karyawan, setiap hasil penilaian dapat dengan mudah ditinjau dan diukur.
- Manajemen Keuangan
Alat ini dapat digunakan untuk meninjau biaya yang dikeluarkan oleh personel perusahaan serta penggantian yang diajukan oleh mereka. Manajer sumber daya manusia dapat mengembangkan laporan yang merinci pengeluaran keseluruhan setiap karyawan.
- Manajemen Pajak
Diperlukan fungsi pengelolaan pajak yang terintegrasi dalam HRIS Kementerian Keuangan yang baik. Dari data NPWP, BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan hingga informasi perbankan pegawai, PPh 21 memuat semua informasi keuangan dan pajak.
Ketika sebuah perusahaan menggunakan HRIS, ia dapat memperoleh begitu banyak fitur dan manfaat sehingga semua aspek pengelolaan data dan sumber daya manusia menjadi lebih terorganisir.